REPÚBLICA
BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD
NACIONAL EXPERIMENTAL “RAFAEL MARÍA BARALT”
VICERRECTORADO
ACADÉMICO
PROGRAMA
POSTGRADO
MAESTRÍA
GERENCIA FINANCIERA
UNIDAD II ENFOQUES FINANCIEROS
LA
ORGANIZACIÓN, EL TRABAJO EN EQUIPO, EL CAMBIO Y EL APRENDIZAJE ORGANIZACIONAL.
Autores:
Caldera
Marlenis 13.660.700
Chacón
Keiny 17.567.529
García
Lenin 07.869.527
Nava
Isabel 16.846.995
Rivero
Gleidys 13.363.545
Romero
Karin 19.832.040
Tutora:
Dra. Greilys Reverol
Cabimas,
Mayo de 2017
ÍNDICE GENERAL
INTRODUCCIÓN
|
CONTENIDO
|
1. La
Organización
|
·
Definición,
Características, Estructura
|
·
Principios Básicos
|
·
Tipos de Organización
|
·
Organigramas
|
·
Manual de Organización
|
2. Enfoque
del comportamiento
|
·
Comportamiento
Organizacional
|
·
Teorías
|
3. Cultura
Organizacional
|
·
Definición
|
·
Características
|
·
Estrategias para el cambio
de Cultura Organizacional
|
4. El
individuo en la Organización
|
·
El individuo y la dinámica
organizacional
|
·
Disciplinas relacionadas
con el Comportamiento Organizacional
|
·
El estrés laboral
|
5. Motivación,
Equipos de Trabajo, Aprendizaje Organizacional
|
·
Motivación
|
·
Grupos, Equipos y Trabajo
en Equipo
|
·
Comunicación y Toma de
decisiones
|
6. La
Visión Compartida, El Aprendizaje y el Pensamiento Sistemático
|
CONCLUSIÓN
|
BIBLIOGRAFIA
|
RESUMEN
El presente informe tuvo como propósito el
estudio de la organización como una estructura conformada por individuos con
intereses personales y organizacionales que interactúan entre sí dando lugar a
la cultura organizacional. La importancia de este estudio radicó en entender
tal interacción y en la necesidad de conocer, canalizar y satisfacer las
complejas necesidades del recurso humano para lograr el efectivo trabajo en
equipo y el aprendizaje organizacional que permitirá el crecimiento y evolución
de la empresa. Es de tipo descriptivo y documental. Enfocado a la investigación
y análisis del contenido de la Unidad II de la asignatura Enfoques Financieros.
Palabras
Clave: Organización, Cultura, Cambio
INTRODUCCIÓN
Un grupo de personas que se agrupan para
lograr una meta común se convierte en un equipo, que con planes y estrategias
estructuradas y organizadas, dividiendo actividades, roles y tareas en cada
integrante da lugar al trabajo en equipo. Si tal equipo es jerarquizado,
estructurado, diferenciando especializaciones y acatando una serie de normas,
entonces se puede hablar de una organización, la cual será caracterizada con un
comportamiento y una cultura organizacional dependiente e influyente en la
cultura del recurso humano.
Del párrafo anterior se evidencia que una
organización depende del comportamiento de los individuos que la conforman y de
la sinergia que se manifieste entre ellas, es por esto que se hace
indispensable el entender los factores psicosociales y cognitivos del
individuo, sus necesidades y motores para así lograr una motivación
organizacional y una efectiva comunicación que contribuya a alcanzar el
rendimiento esperado de la empresa, el cual está intrínsecamente asociado al aprendizaje
organizacional impulsado por la necesidad de cambio y favorecido por el
aprendizaje sistémico.
Es de mucha importancia lograr un ambiente
de confianza, satisfacción y de crecimiento para el recurso humano, así como
también ganarse la lealtad y compromiso del mismo, evitando los ambientes
hostiles, frustraciones y estrés laboral que son contraproducentes para el buen
funcionamiento, cambio organizacional y cultural y el rendimiento de la
organización.
En el presente informe se definen y se explican
los términos asociados a la Organización sus características y estructura, la
Cultura Organizacional y sus estrategias para lograr el cambio, la interacción
del individuo en el ambiente dinámico organizacional y el factor del estrés
laboral al cual se expone, la Motivación como impulso o empuje para guiar al
recurso humano hacia las metas propuestas, el Trabajo en Equipo y el
Aprendizaje Organizacional.
CONTENIDO
1.
LA
ORGANIZACIÓN
Según León (1985), “una organización es en
el sentido más amplio un acuerdo entre personas, para cooperar en el desarrollo
de alguna actividad” (p68). Este acuerdo puede ser informal ya que constituye
una sociedad con base en la ley establecida formalmente objetivos, estatutos,
funciones y el número de sus directivos.
Según Chiavenato (1999) Las organizaciones
son unidades sociales (o agrupaciones humanas) sujeto a constantes
cambios; intencionalmente construidas
para el logro de objetivos específicos; predominando dos aspectos importantes
de las organizaciones:
- Eficacia:
El logro de los objetivos previstos mediante los recursos disponibles.
- Eficiencia:
enfocada hacia la búsqueda de la mejor manera (the best way) de hacer o
ejecutar las tareas (métodos), con el fin de que los recursos se utilicen del
modo más racional posible.
Puede decirse entonces que una
organización es un es un sistema socio-técnico compuesto de personas, recursos,
tecnología organizados en forma tal que puedan realizar un propósito. Es un
sistema socio técnico ya que intervienen las personas como socio o socia, los
recursos y tecnología que conforman la parte técnica.
Según Gutman (2008), se describen las siguientes características:
- Son
sistemas sociales: las organizaciones son un sistema social porque están
desarrolladas por individuos, desarrolladas en un marco en particular, con
objetivos ligados por procesos y funciones que deben permanecer en equilibrio y
comunicación.
- Perduran
en el tiempo: las organizaciones pueden proyectarse o no por un tiempo mayor
que la vida de quienes fueron sus creadores.
- Son
complejas: debido al mundo cambiante, hace que las organizaciones sean
sofisticadas, de tal manera que origine nuevas formas de operaciones; cuya
división de trabajo dependerá de las distintas áreas funcionales.
- Son
dinámicas: éstas deben seguir los cambios que acompañan a la evolución humana.
- Innovadoras:
Ya que debe emplear la creatividad a fin de recrear el medio en el cual de desarrollan;
condicionado por los efectos de la globalización; adaptando nuevos
comportamientos para la mejora y optimización de las actividades operativas.
- Aplican
la división del trabajo: las organizaciones tratan continuamente de alcanzar la
eficiencia poniendo énfasis en la división del trabajo a fin de obtener mayores
beneficios. Todas las áreas deberán trabajar armoniosa y coordinadamente a fin
de poder actuar sinérgicamente; obteniendo así un efecto multiplicador en los
rendimientos.
- Son
personas jurídicas: las organizaciones se consideran personas jurídicas o de
existencia ideal; son por lo tanto, capaces de adquirir derechos y contraer
obligaciones.
- Persiguen
la eficiencia: todos los participantes de la organización deben ser eficientes,
esto quiere decir que deben obtener un máximo rendimiento en cuando a calidad y
cantidad con un bajo costo o gasto de recursos.
La estructura organizacional es un sistema
utilizado para definir una jerarquía dentro de una organización. Identifica
cada puesto, su función y donde se reporta dentro de la organización. Esta
estructura se desarrolla para establecer cómo opera una organización y ayudar a
lograr las metas para permitir un crecimiento futuro.
Muchos tipos de estructura
organizacionales están definidos para cumplir las necesidades de las
organizaciones que operen en forma diferente. Los tipos de estructura
organizacional incluyen divisional, funcional, geográfica y central. Una
estructura divisional es adecuad para las organizaciones con distintas unidades
de negocios, mientras que la estructura geográfica provee una jerarquía para
las organizaciones que operen en muchos lugares nacional o internacionalmente.
Una estructura organizacional funcional está basada en los deberes de trabajo
de cada uno. Una estructura central, que tiene dos o más supervisores para que
cada trabajador se reporte es necesaria para organizaciones grandes con muchas
locaciones y áreas funcionales. Aunque hay muchos tipos de estructuras
organizacionales desarrolladas todas proveen una jerarquía que se reporta a un
lugar centralizado y grupo de ejecutivos.
Según Hall (1996), la estructura
organizacional es la distribución de las personas en diferentes líneas entre
las posiciones sociales que influencian el papel de ellas en sus relaciones. En
este término hay otros conceptos implícitos: los de división de trabajo, rango
o jerarquías, autoridad, reglas y normas que especifican como deben comportarse
los individuos en cada posición.
Por otro lado, Chiavenato (2006) considera
a la estructura organizacional como el conjunto de elementos relativamente
estables que se relacionan en el tiempo y en el espacio para formar una
totalidad.
Según Rodríguez y Valencia; citado
por Munch (2006) las estructuras
organizacionales, son las diversas combinaciones de la división de funciones y
la autoridad, a través de las cuales se realiza la organización; cuyas
combinaciones se expresan en gráficas de relaciones de personal u organigramas
complementándose con los análisis de los puestos. Las estructuras
organizacionales son elementos de autoridad formal, pues se fijan en el derecho
que tiene un funcionario, por su nivel jerárquico, de exigir el cumplimiento
responsable de los deberes a un colaborador directo, o de aceptar el
colaborador las decisiones que por función o especialización haya tomado su
superior.
La estructura organizacional cumple con
tres funciones básicas:
- Producir
resultados y objetivos
- Superar
las diferencias individuales es decir; hacer que las personas se adapten a las
exigencias que les impone la organización
- Ser
medio para ejercer el poder.
Por otra parte, se entiende por estructura
organizacional a la distribución, división, agrupación y coordinación formal de
las tareas en los diferentes puestos en la cadena administrativa y operativa,
donde las personas influyen en las relaciones y roles para el cumplimiento de
obligaciones y responsabilidades en la organización. En este sentido, con una
estructura organizacional, una organización adquiere forma y figura, con lo
cual se pretende lograr los objetivos, cumplir planes y efectuar los controles
internos.
Una estructura organizacional, en su
diseño debe tener en cuenta ciertos aspectos para concretar su estructura en
elementos claves como los siguientes:
- Jerarquización
de Puestos; a través de la cadena de mando en las distintas unidades de la
estructura, asignando responsabilidad y autoridad en el desarrollo de
actividades.
- División
del Trabajo; a través de la agrupación de puestos, por divisiones operativas
necesarios en una organización: ejemplo departamento de comercialización.
- Definición
de puestos; a través de la descripción adecuada de los puestos, tomando en
cuenta actividades específicas en cada una de las áreas o secciones de la
organización.
- Asignación
de tareas; a través de la separación de funciones, de las actividades y tarea
dentro de la organización, de acuerdo con el proceso administrativo
establecido.
Niveles de la Estructura
Organizacional
Los niveles que forman parte de la
estructura organizativa son: Máximo órgano de representación y deliberante;
Directorio; Ejecutivo; Administrativo y Operativo.
- Órgano
de representación y deliberante: Constituido por la junta general de
accionistas, legalmente convocada y reunida; representa la voluntad social para
tratar asuntos específicos. Estas juntas generales son ordinarias y
extraordinarias. Las ordinarias se reúnen con carácter obligatorio, por lo
menos una vez al año y las extraordinarias cuando se trate de asuntos que no
son de competencias de las juntas ordinarias.
- Directorio:
Se constituye en el máximo órgano de administración; elige la junta general de
accionistas, con amplias facultades para la administración, gestión,
organización y representación legal. Instancia autorizada para delegar algunas
funciones de la administración, responsable solidariamente por las resoluciones
que adopte y por los actos de administración. Asimismo, por la definición y
aprobación de las políticas, estrategias, planes de desarrollo, presupuestos,
normas, procedimientos y disposiciones emanadas por la junta general de
accionistas. También es responsable de establecimiento y mantenimiento de un
adecuado y efectivo sistema de controles internos.
- Ejecutivo:
Se constituye en la máxima instancia ejecutivo, designado por el Directorio,
con facultades delegadas para, organizar, dirigir, gestionar, el conjunto de la
organización, mediante procesos administrativos de implementación y vigilancia
por el cumplimiento de las políticas, estrategias, normas, procedimientos y
otras acciones aprobadas por el Directorio. Este nivel, es responsable de promover
la existencia de una ambiente de control interno efectivo. Puede estar
conformando por el gerente general y los de área.
- Administrativo:
Es el nivel de apoyo en los procesos administrativos integrales de la
organización. Tiene los denominados mandos medios e intermedios; es el nivel
donde se hacen cumplir las normas y procedimientos administrativos, para el
desarrollo de las actividades propias o giro empresarial, bajo los principios
comunes del logro de los objetivos. Pueden ser parte de este nivel, los jefes
de departamento o sección.
- Operativo:
Es el nivel donde el capital humano, está relacionado directamente con los
procesos de producción de bienes y servicios (giro empresaria). Es donde la
fuerza laboral, ya sea administrativa u operativa, que tiene que ver mucho y
especialmente con las tareas asignadas (operacionales) y con el cumplimiento de
las metas fijadas en el plan de desarrollo empresarial. En este nivel, están
ubicados los trabajadores que son parte del proceso de producción de los bienes
o servicios.
Según Munch Galindo y Garcia Martinez,
existen nueve principios que
proporcionan la pauta para establecer una organización racional:
1. Del
Objetivo: Todas y cada una de las actividades establecidas en la organización
debe relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa.
2. Especialización:
El trabajo de una persona debe limitarse, hasta donde sea posible, a la
ejecución de una actividad. El trabajo se realiza más fácilmente si se
subdivide en actividades claramente relacionadas y delimitadas.
3. Jerarquía:
se deben establecer cetros de autoridad de los que emane la comunicación
necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y la
responsabilidad fluyan en una línea clara desde el más alto ejecutivo hasta el
nivel más bajo.
4. Paridad
de autoridad y responsabilidad: a cada grado de responsabilidad conferido, debe
corresponder el grado de responsabilidad conferido, debe corresponder el grado
de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad.
5. Unidad
de Mando: Debe asignarse un jefe al determinar un centro de autoridad y
decisión para cada función, y que los subordinados no deberán reportar a más de
un superior.
6. Difusión:
Las obligaciones de cada puesto que cubren responsabilidad y autoridad, deben
publicarse y ponerse, por escrito a disposición de todos aquellos miembros de
la empresa.
7. Amplitud
o tramo de control: Hay un límite en cuanto al número de subordinados que deben
reportar a un ejecutivo, de tal manera que este pueda realizar todas sus
funciones eficientemente.
8. De
la coordinación: las unidades de una organización siempre deberán mantenerse en
equilibrio. Todas las funciones deben apoyarse completamente y combinarse, a
fin de lograr un objetivo común.
9. Continuidad:
una vez que se ha establecido, la estructura organizacional requiere
mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio ambiente.
PRINCIPIOS BÁSICOS
Los principios generales de la
organización Según Munch (2005), son nueve, los cuales a su vez, están inmersos
en tres áreas: División del trabajo, departamentalización y en la
Jerarquización.
- Principio
del objetivo: todos y cada una de las actividades establecidas en las
organizaciones deben relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa.
- Principio
de especialización: el trabajo de una persona debe limitarse hasta donde le sea
posible a la ejecución de una sola actividad.
- Principio
de Jerarquía: es necesario establecer ciertos criterios de autoridad de la que
emane la comunicación necesaria para lograr los planes en los cuales la
autoridad y responsabilidad fluyan en una línea clara ininterrumpida.
- Principio
de paridad de autoridad y responsabilidad: a cada grado de responsabilidad
conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha
responsabilidad.
- Principio
de unidad de mando: al determinar un
centro de autoridad y decisión para cada función, debe asignarse un solo jefe,
y que los subordinados no deberán reportar a más de un supervisor.
- Principio
de difusión: para maximizar las ventajas de la organización, las organizaciones
de cada puesto que cubren responsabilidad y autoridad, deben publicarse y
ponerse por escrito a disposición de todos aquellos miembros de la empresa que
tengan relación con la misma.
- Principio
de amplitud o tramo de control: Hay un límite en cuanto la numero de
subordinados que deben reportar a un ejecutivo, de tal manera que éste pueda
realizar todas las funciones eficientemente.
- Principio
de coordinación: Las unidades de una organización siempre deberán mantenerse en
equilibrio.
- Principio
de continuidad: una vez que se ha establecido la estructura organizacional
requiere mantenerse, mejorarse, y ajustarse a las condiciones del medio
ambiente.
La
división del trabajo
Munch (2006) dice que la división del
trabajo es la separación y delimitación de las actividades, con el fin de
realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo esfuerzo,
dando lugar a la especialización y perfeccionamiento del trabajo. La división del trabajo requiere que las
diferentes actividades se organicen considerando en primer lugar, que sea
posible asignarlas al personal con el que se cuenta, y estableciendo normas de
actuación con el propósito de mantener uniformidad de las decisiones. Al dividir le trabajo las personas se vuelven
especialistas en las funciones que realizan; y la especialización es necesaria
porque mediante ésta hay mayor rendimiento del personal; aunque es importante
que el personal conozca un poco de las funciones de sus compañeros para
verificar la importancia de su trabajo dentro del objetivo general
Departamentalización
Es el agrupamiento de las actividades
similares en unidades más pequeñas y específicas. Se logra mediante una
división orgánica que permita la unidad desempeñar eficientemente sus
funciones. Como parte del proceso de departamentalización, también deben
fijarse la autoridad, responsabilidad, y obligación. Cuando a un individuo se
le asignan responsabilidades, también debe dársele cierto grado de autoridad
para que pueda cumplirlas.
El
proceso de departamentalizar sigue una serie de acciones:
- Listar
todas las funciones del organismo
- Clasificarlas
- Agruparlas
según su orden jerárquico
- Asignar
actividades a cada una de las áreas agrupadas
- Especificar
las relaciones de autoridad, responsabilidad y obligación entre funciones y
puestos
- Establecer
líneas de comunicación e interrelación entre los departamentos.
- El
tamaño, la exigencia y el tipo de organización de un departamento deberán
relacionarse con el tamaño y las necesidades específicas del organismo y de las
funciones involucradas.
Jerarquización
Es la disposición de las funciones de una
organización por orden de rango, grado o importancia; estos están determinados
por el grado de autoridad y responsabilidad que poseen, independientemente de
la tarea que realicen. Entre ellas están:
- Línea
de mando o autoridad: se da cuando un superior ejerce supervisión directa sobre
un subordinado. Aquí, autoridad y actividad están en manos de una sola persona,
quien toma todas las decisiones y tiene la responsabilidad básica del mando.
- Autoridad
funcional: Según Koontz (2004) es el derecho que se delega a un individuo o
departamento para controlar procesos, prácticas o políticas específicas u otros
asuntos relativos a las actividades que emprenden miembros de otros
departamentos.
- Unidad
de mando: un solo jefe para un solo subordinado. Para evitar confusiones, es
indispensable que todo subordinado esté obligado hacia un solo superior.
- Autoridad:
es el derecho de hacerse obedecer, es dar instrucciones que otros deben acatar.
La autoridad es un derecho conferido para tomar decisiones que produzcan
efectos y resultados en las organizaciones. Asimismo los tipos de autoridad
son: Lineal o militar, funcional o de Taylor, Lineo-funcional.
- Responsabilidad:
es el compromiso que tiene un subordinado para ejecutar las tareas que le han
sido asignadas o delegadas por un superior. Toda persona que ocupa un puesto en
la organización tiene obligaciones.
- Tramo
de control: se refiere al número de subordinados que debe supervisar un
supervisor; siendo su cantidad máxima el de seis subordinados.
- Coordinación:
consiste en integrar los objetivos y actividades de las diversas unidades
funcionales a fin de alcanzar eficientemente las metas de la organización.
- Comunicación:
es el proceso a través del cual se trasmite y recibe información en un grupo
social; abarcando desde una simple conversación hasta sistemas más complejos;
siendo ésta condicionada y definida por la autoridad.
- Delegación:
se refiere a la concesión de autoridad y responsabilidad para actuar: la
asignación de responsabilidad o autoridad para cumplir con un trabajo que se da
a un subordinado. Según Koontz (2004),
este proceso consiste en: establecer los resultados que se esperan, asignar
deberes, delegar autoridad, dar responsabilidades y propiciar confiabilidad.
Centralización,
descentralización y desconcentralización:
Centralización sistema de organización en
el que las decisiones más importantes las toman los niveles más altos. (Se
delega poco)
Descentralización: sistema en el que parte
de la autoridad direccional descansa en los niveles bajos de la jerarquía (se
delega más)
Desconcentralización: Según Benjamín,
(1999) se considera como un recurso intermedio de descentralización, una forma
limitada de la misma ya que es una forma de organización administrativa por la
cual se trasfieren funciones de ejecución y operación, a la vez que se delegan
facultades de decisión en una unidad-técnico-administrativa con ámbito
territorial determinado, mientras lo órganos centrales se reservan las
funciones normativas de planeación, coordinación y control genérico
manteniéndose la relación jerárquica.
TIPOS DE ORGANIZACIÓN
Según Idalberto Chiavenato, las
organizaciones son extremadamente heterogéneas y diversas, cuyo tamaño,
características, estructuras, objetivos son diferentes. En tal sentido se
pueden conocer una gran variedad de organizaciones que los administradores y
empresarios deben conoce para que tengan un panorama amplio al momento de
estructurar o reestructurar una organización.
A continuación se dará una breve
descripción de los principales tipos de organizaciones, clasificados según sus
objetivos, estructuras y características.
Se
dividen en:
1. Organizaciones
Según sus Fines: es decir, según el principal motivo que tiene que realizar sus
actividades, son:
a. Organizaciones
con Fines de Lucro: llamadas empresas, tienen como uno de sus principales fines
generar una determinada ganancia o utilidad para sus propietarios y/o
accionistas.
b. Organizaciones
Sin Fines de Lucro: Se caracterizan por tener como fin cumplir un determinado
rol o función en la sociedad sin pretender una ganancia o utilidad.
2. Organizaciones
Según su Formalidad: según tengan o no estructuras y sistemas oficiales y
definidos para la toma de decisiones, la comunicación y el control.
a. Organización
Formal: Las organizaciones formales comprenden estructura organizacional,
directrices, normas y reglamentos de la organización, en fin todos los aspectos
que expresan como la organización pretende que sean las relaciones entre los
órganos, cargos, con la finalidad de que sus objetivos sean alcanzados y su
equilibrio interno sea mantenido. Este tipo de organización a su vez puede,
tener uno o más de los siguientes tipos de organización.
b. Organización
Lineal: constituye la forma de estructura más simple, significa que existen
líneas directas y únicas de autoridad y responsabilidad entre superior y
subordinados. La autoridad y responsabilidad se concentra en una sola persona,
es decir cada persona tiene un solo jefe (unidad de mando). Las decisiones son
tomados por un solo gerente, y las comunica a un subordinado, quien a su vez
también toma decisiones y las comunica al siguiente nivel, y así sucesivamente
hasta llegar al último nivel en una sola línea. Asimismo este gerente es el
encargado de distribuir las funciones a realizar. Sin embargo este tipo de
estructura solo se recomienda para empresas pequeñas, sería muy difícil
concentrar toda la autoridad en un solo gerente de una empresa grande. De igual
forma se carece de la especialización.
c. Organización
Funcional o de Taylor: es tipo de estructura organizacional que aplica el
principio funcional o principio de la especialización de las funciones. La
organización funcional o también llamada de Taylor (pues fue Taylor quien al
darse cuenta que la organización lineal impedía la especialización, busco otra
forma de organización), como su nombre lo indica lo que busca es reducir el
mínimo de actividades o funciones a realizar ya sea por un gerente, un
supervisor o un trabajador, con el fin de hacer una división del trabajo y así
conseguir la especialización. Normalmente encontramos a un gerente general, del
cual dependen un grupo de gerentes medios, cada uno tiene asignada una función
en particular. Éste tipo de organización es recomendable para organizaciones medianas
o grandes.
d. Organización
lineo-funcional: se combinan los tipos línea y funcional, con la intención de
aprovechar las ventajas que ofrecen: por una parte la lineal que está clara la
línea de mando y por otro lado la funcional que rescata la división del trabajo
que lleva a la especialización.
e. Organización
Linea-Staff: es el resultado de la combinación de los tipos de organización
lineal y funcional para proporcionar un tipo organizacional más complejo y
completo. Se refiere a la organización que tiene especialistas en distintas
áreas sin tener una autoridad directa dentro de la organización; pudiendo
aconsejar de acuerdo a sus conocimientos, habilidades y experiencias a los
gerentes o encargados de los departamentos para que estos tomen decisiones que consideren
más adecuadas. Por lo regular, estos tipos de expertos está muy cerca de los directivos generales.
Dentro de la estructura, el staff se representa con líneas punteadas, mientras
que la autoridad directa se presenta con líneas continuas.
f. Organización
por Comité: desempeñan funciones administrativas, funciones técnicas, otros
estudian problemas y otros solo dan recomendaciones. ésta surge cuando se
decide asignar los asuntos de carácter administrativo a un grupo de personas;
quienes a su vez se encargarán de resolver diversos asuntos o problemas que se
presenten dentro de la organización, formando así grupos de comités. Estos
comités pueden ser a nivel de directivo, ejecutivo, consultivo de vigilancia o
deliberativo.
g. Organización
Informal: Este tipo de organización
consiste en medios no oficiales pero que influyen en la comunicación, la toma
de decisiones y el control que son parte de la forma habitual de hacer las
cosas en una organización.
h. Organización
Según su Grado de Centralización: Según la medida en que la autoridad se
delega, se divide en:
i. Organizaciones
Centralizadas: la autoridad se concentra en la parte superior y es poca la
autoridad en la toma de decisiones que se delega en los niveles inferiores.
j. Organizaciones
Descentralizadas: La autoridad de toma de decisiones se delega en la cadena de
mando hasta donde sea posible. La descentralización es característica de
organizaciones que funcionan en ambientes complejos e impredecibles.
ORGANIGRAMAS.
Según la Real Academia Española, la
palabra Organigrama proviene de la palabra griega: órganon cuyo significado es
órgano, instrumento, más grámma que significa letra, documento, instrucción. De
esta manera se puede decir que el concepto original de esta palabra es la
instrucción o documento referida a una organización.
Es una herramienta muy útil para organizar
la estructura formal de una organización, en el cual se representa
gráficamente, el nivel jerárquico, las interrelaciones, las funciones de cada
puesto dentro de la organización que conlleva cierta responsabilidad con su
consecuente nivel de autoridad. Los
organigramas únicamente muestran las relaciones formales de autoridad (líneas
de autoridad) para tomar decisiones, y le muestra a los gerentes y en general
al personal cuál es la posición y puesto que ocupan dentro de la estructura
organizacional, pero no muestran las relaciones informales que se dan en toda
empresa u organización, ni el grado de autoridad de cada puesto
Según Munch (2006), son sistemas de
organización que se representa con objetividad la estructura interna de una
organización; por otra parte también son llamadas cartas o gráficas de
organización. En un organigrama se representan los niveles jerárquicos, las
líneas de autoridad, la responsabilidad, la comunicación… consisten en un
diagrama en el que cada cuadro representa un nombre de un puesto superior y que
en algunos, también se acostumbra poner el nombre de quien lo representa a
través, de la unión de los cuadros mediante líneas.
Estos se clasifican por su objeto
(estructural, funcional, especial), por su área (general y departamental) y por
sus contenidos (esquemáticos y analíticos). Según las formas pueden ser:
verticales, horizontales, circulares, escalares.
- Verticales:
Son la forma más común de presentar un organigrama de un organismo social, se
comienza con los niveles de mayor jerarquía hasta descender a los niveles
inferiores. Cada puesto se representa por un cuadro, añadido a éste, se
representa los cuadros de un nivel inferior, a través de líneas que representan
la comunicación de responsabilidad y autoridad. De cada cuadro del segundo
nivel se sacan líneas que indican la comunicación de autoridad y
responsabilidad a los puestos que dependen de él y así sucesivamente. Estos
tipos de organigramas son fáciles de comprender, indican claramente los niveles
jerárquicos, aunque también tienen una desventaja, que después de dos niveles,
es muy difícil indicar los puestos inferiores, para lo que se requeriría hacerse
organigramas muy alargados.
- Horizontales:
Los niveles jerárquicos comienzan representándose de izquierda a derecha,
representan los mismos elementos del organigrama vertical sólo que como ya
dijimos comenzando el nivel máximo
jerárquico a la izquierda y haciéndose los demás niveles sucesivamente hacia la
derecha. El representar los organigramas de esta forma, facilitan su lectura,
se reduce el tamaño del mismo, se aprecian mejor las líneas de autoridad formal
por las que pasan los niveles jerárquicos.
- Circulares:
En éste tipo de organigrama, los niveles jerárquicos quedan representados desde
el centro hacia fuera. El nivel jerárquicos mayor queda en el centro, de ahí
hacia la periferia se representan los demás niveles. En cada uno de esos
círculos se coloca a los jefes inmediatos, y se les liga con líneas, que
representan los canales de autoridad y responsabilidad, en ellos, se puede
resaltar muy bien los niveles jerárquicos, disminuye la idea de los status más
altos o más bajos, se puede colocar un número considerable de puestos en un
mismo nivel.
- Escalares:
Consiste en señalar con distintas sangrías en el margen izquierdo los distintos
niveles jerárquicos, ayudándose de líneas que señalan dichos márgenes.
La utilidad de los organigramas se lista a
continuación:
- Representa
la división que existe entre las funciones.
- Representa
los niveles jerárquicos y las líneas de autoridad y responsabilidad.
- Representar
los canales formales de comunicación.
- Representar
la naturaleza ya sea lineal o staff del departamento.
- Representar
los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, entre otros.
- Representar
las relaciones existentes entre los diversos puestos de la empresa a lo largo y
ancho y en cada departamento o sección.
- Son
una fuente oficial de consulta.
Para elaborar correctamente un organigrama
se deben completar una serie de requisitos. Según Ponce (2005) los organigramas
deben ser:
- Claros,
Evitar confusiones, para ello se recomienda que tengan el menor número de
cuadros y puestos, cada cuadro debe estar separado del otro.
- Contemplar
los niveles jerárquicos. Los organigramas normalmente deben comenzar con los
niveles más altos y terminar con los jefes o supervisores de los últimos
niveles.
- Contener
los nombres de funciones a desempeñar y no así, los de las personas. Si se
desea que éstos aparezcan, entonces deben colocarse dentro del mismo cuadro. El
nombre del puesto va con un tamaño de letra mayor, mientras que el nombre de la
persona se coloca con una de menor tamaño.
- Se
debe usar sólo un tipo de figura para cada elemento (se recomienda rectángulos,
que a su vez sean del mismo tamaño).
- Se
emplean líneas (estas líneas no deben terminar en flecha) para conectar a las
unidades, y establecer las dependencias.
- Mantener
el mismo grosor de las líneas de conexión en todo el organigrama.
- Las
relaciones de staff, se representan con líneas punteadas cuando es externa,
cuando es interna se utilizan líneas continuas pero de un trazo fino.
Asimismo todos los organigramas deben
llevar títulos, fecha de formulación, actualización, nombre de quien lo
elaboró, aprobación, y la explicación de algunos símbolos o líneas que se
consideren espaciales.
MANUALES DE ORGANIZACIÓN
Los manuales de organización exponen con
detalle la estructura de la compañía y señalan los puestos y la relación de que
existe entre ellos. Explica la jerarquía, los grados de autoridad,
responsabilidad, las funciones y actividades de los órganos de la empresa. (Duhalt
1997).
Estos manuales contienen información
detallada referente a los antecedentes, legislación, atribuciones, estructura,
organigrama, misión y funciones organizaciones. (Franklin,2004).
El principal propósito del manual de
organización es dar a conocer sistemáticamente y por escrito a los empleados
las actividades, procedimientos y como está estructurada la organización, lo
ideal administrativamente es que toda organización pequeña, mediana o grande
debería contar con alguna forma de descripción de su funcionamiento que sea de
fácil entendimiento para el usuario, el documento contiene información
detallada referente al directorio administrativo, antecedentes, legislación,
atribuciones, estructuras y funciones de las unidades administrativas que
integran la institución, señalando los niveles jerárquicos, grado de autoridad
y responsabilidad, canales de comunicación y coordinación, asimismo, contiene
organigramas que describan en forma gráfica la estructura de la organización.
2.
ENFOQUE
DEL COMPORTAMIENTO
Comportamiento Organizacional.
La expresión comportamiento organizacional
(CO) hace referencia al comportamiento de los individuos en su ámbito laboral.
Se define como una disciplina que estudia
los actos y actitudes de las personas en las organizaciones (Gordon 1997)
Chaveniato 2009 defina al comportamiento organizacional como el estudio de las personas y los grupos que
actúan en las organizaciones.
Stephen P. Robbins 2009 lo defina como un
campo de estudio que investiga el efecto que los individuos, grupos y
estructura tienen sobre el comportamiento dentro de las organizaciones, con el
propósito de aplicar dicho conocimiento para mejorar la efectividad de las
organizaciones.
Según las definiciones consideradas
existen tres elementos básicos que deben integrarse para que las organizaciones
sean eficientes: el individuo, los grupos y la estructura, los estudios
permitirán identificar ciertas
características dentro de un contexto ambiental y organizacional, dado que las
organizaciones no están aisladas y su
entorno es dinámico y debe estar sujeto a las exigencias del cambio para la
adaptación de los procesos.
Martha Alles 2007l, señala que el comportamiento organizacional se debe
adecuar a un modelo organizacional el cual debe partir de la formulación de la
misión, visión y los valores de la organización:
- Misión:
el porqué de lo que la empresa hace, la razón de ser de la organización, su
propósito.
- Visión:
la imagen del futuro deseado por la organización.
- Valores:
aquellos principios que representan el sentir de la organización, sus objetivos
y prioridades estratégicas.
En este sentido se establece la relación
directa del individuo con la organización y permite la identificación plena del
sistema.
Chavenato
2009 identifica que el comportamiento organizacional está relacionado con los
niveles jerárquicos:
- Macroperspectiva
del CO. Se refiere al comportamiento del sistema organizacional como un todo, a
la conducta de las organizaciones enteras. Este nivel trata estrategias de
como: comunicar, liderar, plantear decisiones, manejar el estrés y los
conflictos, la negociacion y coordinacion de las actividades, es un nivel
estrategico donde el diseño depende de la alta gerencia.
- Perspectiva
intermedia del CO. Trata sobre el comportamiento de los grupos y los equipos de
la organización. Se enfoca en el comportamiento de las personas que trabajan en
grupos o en equipos. La perspectiva intermedia del CO se basa en
investigaciones sobre los equipos, el facultamiento en la toma de decisiones
(empowerment) y las dinámicas grupal e intergrupal.
En este enfoque se pretende integrar al
individuo en grupos y/o equipos y
proporcionar formas de socialización que
incentiven la cooperación entre las personas y que aumenten la productividad
del grupo. En este nivel la supervision y el liderazgo forman parte de las
acciones tácticas determinantes en la dirección de las actividades.
- Microperspectiva
del CO. Analiza el comportamiento del individuo que trabaja solo en la
organización. Se enfoca en las diferencias individuales, la personalidad, la
percepción y la atribución, la motivación y la satisfacción en el trabajo. Las
investigaciones en este campo se concentran en los efectos que las aptitudes
tienen en la productividad de las personas, en aquello que las motiva para desempeñar
sus tareas, en su satisfacción laboral y en cómo se sienten o perciben su
centro de trabajo.Este nivel es operativo y debe estar motivado e identificado
o ser partcipe en cada uno de los procesos.
El estudio del comportamiento
organizacional (CO) comienza necesariamente por las organizaciones, cómo están
funcionando, cómo están dentro del entorno, alcanzan el logro de los objetivos
y en fin una serie de interrogantes que pueden determinar si la organización
está siendo efectiva o por el contrario no se adapta a su entorno continuando estática
ante las exigencias y cambios.
En consecuencia, así como las
organizaciones establecen objetivos que permitan alcanzar logros dentro de una
planeación estratégica; el estudio del CO también se proyecta bajo un enfoque
de logros, dado que se considera al individuo como el recurso más valioso de la
organización, y es quien o quienes determinaran la excelencia de la misma, por
tanto se diseñan ciertos objetivos:
- Describir
cómo se comportan las personas en condiciones distintas. Lograrlo, permite que las organizaciones se comuniquen
con un lenguaje común respecto del comportamiento humano en el trabajo.
- Entender
por qué las personas se comportan como lo hacen, permitirá establecer
estrategias de acción y corrección.
- Predecir
el comportamiento futuro de los empleados permite visualizar su actuación y
poder determinar, cuáles empleados serán dedicados y productivos, y cuáles se
caracterizarán por ausentismo, retardos o conducta perturbadora en determinado
momento.
- Controlar,
al menos en parte, y desarrollar cierta actividad humana en el trabajo, aquí en
este objetivo el rendimiento interesa de
manera vital sobre los efectos que ejerce en el comportamiento, el desarrollo
de habilidades, el trabajo de equipo y la productividad de los empleados. Se
necesita conocer los resultados mediante sus acciones y las de sus
trabajadores.
Martha Alles 2007 explica que es necesario que las
organizaciones midan los resultados a través de tres indicadores básicos:
- Desempeño:
calidad y cantidad de los productos y servicios que se comercializan y el nivel
de satisfacción del cliente, es decir que el desempeño va dirigido al individuo
y la organización como un sistema estructurado.
- Satisfacción
laboral de los empleados: observable a través del ausentismo, impuntualidad o rotación,
además de medir la satisfacción del individuo con respecto a su trabajo.
- Crecimiento
y desarrollo personal: adquisición de nuevos conocimientos y competencias
necesarias para la proyección o ascenso del individuo en la organización.
TEORÍA DEL COMPORTAMIENTO
ORGANIZACIONAL
Teoría
Clásica
Henry Fayol (1841-1925), fue el primero en
sistematizar el comportamiento gerencial, estableciendo principios de la
administración, dividió las operaciones industriales y comerciales en diversos
grupos que se denominaron funciones básicas de la empresa, las cuales son:
1.
División de Trabajo: Cuanto más se especialicen las personas, con mayor
eficiencia desempeñarán su oficio.
2. Autoridad: Los gerentes tienen que dar
órdenes para que se hagan las cosas. Si bien la autoridad formal les da el
derecho de mandar, los gerentes no siempre obtendrán obediencia, a menos que
tengan también autoridad personal (iderazgo)
3. Disciplina: Los miembros de una organización
tienen que respetar las reglas y convenios que gobiernan la empresa. Esto será
el resultado de un buen liderazgo en todos los niveles, de acuerdos
equitativos.
4. Unidad de dirección: Las operaciones que
tienen un mismo objetivo deben ser dirigidas por un solo gerente que use un
solo plan.
5. Unidad de Mando: Cada empleado debe recibir
instrucciones sobre una operación particular solamente de una persona.
6. Subordinación de interés individual al bien
común: En cualquier empresa el interés de los empleados no debe tener prelación
sobre los intereses de la organización como un todo.
7. Remuneración: La compensación por el
trabajo debe ser equitativa para los empleados como para los patronos.
8. Centralización: Fayol creía que los gerentes
deben conservar la responsabilidad final pero también necesitan dar a sus
subalternos, autoridad suficiente para que puedan realizar adecuadamente su
oficio. El problema consiste en encontrar el mejor grado de centralización en
cada caso.
9. Jerarquía: La línea de autoridad en una
organización representada por cuadros y líneas de un organigrama pasa en orden
de rangos desde la alta gerencia hasta los niveles más bajos de la empresa.
10. Orden: Los materiales y las personas deben estar en el lugar
adecuado en el momento adecuado. En particular, cada individuo debe ocupar el
cargo o posición más adecuados para él.
11. Equidad Los administradores deben ser
amistosos y equitativos con sus subalternos.
12. Estabilidad del personal: Una alta tasa de rotación
del personal no es conveniente para el eficiente funcionamiento de una
organización.
13. Iniciativa: Debe darle a los subalternos
libertad para concebir y llevar a cabo sus planes, aun cuando a veces se
comentan errores.
14. Espíritu de equipo: Promover el espíritu de
equipo dará a la organización un sentido de unidad. Fayol recomendaba por
ejemplo, el empleo de la comunicación
verbal en lugar de la comunicación formal por escrito, siempre que fuera
posible.
Teoría
de la Administración Científica
Frederick Wilson Taylor (1856-1915),
fundador de la administración científica, la gerencia adquirió nuevas
atribuciones y responsabilidades descritas por
cuatro principios:
1. Ciencia en lugar de empirismo y de
improvisación.
2. Selección y entrenamiento de los
trabajadores.
3. Articular el trabajo con la ciencia.
4. División del trabajo y de las
responsabilidades
Teoría
de la Burocracia Ideal
Mientras Taylor se interesaba en la
gerencia al nivel del taller o primera línea
y Fayol se ocupaba de las funciones principales de la organización, el
Psicólogo alemán Max Weber desarrollaba una teoría de las estructuras y
describía la actividad organizacional con base en las relaciones de autoridad.
Fue uno de los primeros en visualizar la administración y el comportamiento
organizacional desde una perspectiva estructural.
Weber describió un tipo ideal de
organización a la que llamó burocracia. La burocracia era un sistema
caracterizado por: división de trabajo, una jerarquía claramente definida,
normas y reglamentos bien detallados y relaciones interpersonales. Las características detalladas de la
estructura burocrática ideal de Weber se resumen en:
1.-
Especialización del Puesto. Los puestos se dividen en tareas simples, rutinarias
y bien definidas.
2.-
Jerarquía de la Autoridad. Las oficinas o los puestos se organizan en una
jerarquía, en que cada nivel es controlado y supervisado por un superior.
3.-
Selección Formal. Todos los miembros de la organización serán seleccionados con
base en las calificaciones técnicas en consideración de la capacitación la
formación profesional y un examen formal.
4.-
Normas y Reglamentos Formales. Para asegurar la uniformidad y regular las
acciones de los empleados, los gerentes deben apoyarse en gran medida en las
reglas formales de la organización.
5.-
Impersonalidad. Las reglas y los controles se aplicarán de manera uniforme,
evitando el involucramiento con la personalidad
y las preferencias personales de los empleados.
6.-
Orientación de la Carrera. Los gerentes son funcionarios profesionales y no
propietarios de la unidad que manejan. Trabajan con un sueldo fijo y pretenden
hacer carrera dentro de la organización.
Teoría
de las Relaciones Humanas
George Elton Mayo (1880-1949) Su interés primordial era
analizar en el trabajador los efectos psicológicos que podían producir las
condiciones físicas del trabajo, en relación con la producción. Con su teoría,
a la que se le llamó descubrimiento del hombre, vino a iniciar la aplicación de
las relaciones humanas que, aún en la actualidad, es vital para el éxito de una
empresa Demostró que sin la cooperación y solidaridad del grupo, de la
oportunidad de ser considerado en los proyectos, de ser escuchado, de ser
considerado en igualdad por parte de sus superiores, es difícil y, en
ocasiones, casi imposible llegar a los objetivos fijados. Para él era
importante integrar el hombre en grupos de trabajo.
Este
enfoque trata de desarrollar un concepto más humano de la naturaleza de la organización.
Teoría de Los Sistemas
Según esta corriente los sistemas son el
punto fundamental en la que se basa la administración. El sistema es un
conjunto formado por partes, de tal modo asociadas, que forman un todo coherente,
o unidad. En otras palabras, es la concepción de multitudinarias actividades
con las cuales se maneja cualquier organización.
Desarrolla
un marco sistemático para la descripción del mundo empírico del que se ocupa la
administración: la empresa es un sistema hecho por el hombre; sus partes
internas trabajan juntas para alcanzar objetivos establecidos, y sus partes
externas trabajan para lograr el interfuncionamiento con su ambiente.
Este tipo de administración aporte
conocimientos importantes sobre todo para el manejo de grandes organizaciones,
aunque es demasiado especializada y descuida el factor humano. Algunos de los
autores más connotados de este enfoque Norbert Wiener, March y Simon Murdick,
Joel Ross y West Churchman. Se pueden mencionar algunas características:
a.-
Todo sistema está compuesto de varios subsistemas interrelacionados,
interdependientes e interactuantes.
b.-
Todo sistema es abierto y dinámico.
c.-
Todo sistema transforma los insumos en productos.
d.-
todo sistema pretende conservar el equilibrio.
e.-
Todo sistema tiene muchos propósitos, objetivos y funciones y algunos de ellos
se contraponen.
f.-
Todo sistema pretende los mismos fines.
g.-
Depende que el sistema se aapte a las circuntancias cambiantes.
Considerando
otros enfoques Martha Allen 2007 resume las teorías del CO en:
- Teorías
Clásicas: La perspectiva es científica, racional y operacional, el enfoque se
centra en la estructura de las organizaciones, división de tareas, autoridad
por niveles y controles cruzados.
- Teoría
basada en las relaciones humanas: La perspectiva es social, se atiende las
necesidades del individuo, el enfoque se centra en la identidad del individuo y
la necesidad de este en pertenecer a un grupo o equipo de trabajo.
- Teoría
psicológico-social: La perspectiva es atender a las necesidades siempre y
cuando el individuo este motivado, el enfoque contribuye a la generación del
conocimiento, a la motivación, a la independencia individual y la orientación
hacia el logro.
- Teorías
sobre Liderazgo: la perspectiva se basa en las cualidades de individuo que se
reconoce como líder, el enfoque se centra en la concepción de la naturaleza y
estilos del liderazgo.
- Teorías
Sistémicas: La perspectiva se desarrolla en un sistema social y técnico, el
individuo y los grupos deben interactuar con los recursos técnicos que se
encuentren en la organización.
- Teorías
sobre la contingencia: La perspectiva gira alrededor de la estructura y el
diseño dependerá de la situación, en este sentido no existe un único modelo de
estructura y esta dependerá de diversos factores condicionantes a la estructura
(tamaño, poder, tipo de producción)
- Teoría
sobre el management de la calidad: La perspectiva se centra en el consumidor, asumiendo
a la naturaleza de la calidad y el
precio estará atendido con la calidad total.
No hay comentarios.:
Publicar un comentario
Nota: sólo los miembros de este blog pueden publicar comentarios.